BassDMS (Dokumentni sistem)

Omogoča pregled, vodenje in potrjevanje celotne dokumentacije v podjetju (vhodna in izhodna pošta, interni dokumenti, sprejemnice, pogodbe…) v skladu z zakonodajo in zahtevami Arhiva Republike Slovenije. Skupaj s klasifikacijskim načrtom z roki hranjenja lahko pregledno klasificirate dokumente in si tako olajšate kasnejše iskanje. Dokumente lahko vsebinsko povezujete v zadeve in dodeljujete zaposlenim v reševanje.

Prednosti programa
  • Enostaven in prilagodljiv uporabniški vmesnik za hiter vnos dokumentov.
  • Certificiran dokumentni sistem s strani Arhiva RS.
  • Odstranjevanje dokumentov s pretečenim rokom hrambe.
  • Za vsak vpogled in poseg v dokument se zagotavlja revizijska sled.
  • Sledljivost dokumentov od nastanka do arhiviranja.
  • Dostop avtoriziranih oseb do dokumentov kadarkoli in kjerkoli.
  • Dostopen lokalno, preko oddaljene povezave ali oblačno.
  • Neodvisnost od operacijskega sistema, lokacije; možnost dostopa prek tablic, mobilnih naprav.
  • Obveščanje o čakajočih dokumentih na potrditev.
  • Razdelitev knjigovodskih stroškov prejetih računov na vsakem koraku potrjevanja.
  • Možnost digitalnega podpisovanja dokumentov.
  • Prihranek pri iskanju dokumentov, porabi papirja, zmanjšanje fizičnega arhivskega prostora, zmanjšanje rutinskih opravil in napak pri izdelavi oz. spremembi dokumentov.
Zakaj izbrati program?

V podjetjih se dnevno srečujemo z dokumenti v papirni in digitalni obliki, ki jih hranimo na različnih lokacijah in v različnih formatih. Takšno upravljanje z dokumenti je zamudno in neučinkovito, poleg tega pa je iskanje le-teh oteženo in počasno.

Z uvedbo dokumentnega sistema se natančno definirajo poslovni procesi pri upravljanju z dokumenti, kar optimizira poslovanje in omogoča možnost povezave z drugimi programskimi paketi. BassDMS lahko uporabljate kot oblačno storitev in tako skrb za prostor in posodabljanje strojne opreme prepustite nam.

Večnivojska zaščita

Varni digitalni sistemi

Avtomatiziran sistem

Poenostavljanje poslovanja podjetja

Ločeni uporabniki, naslovniki in plačniki

Uporabnikom prilagojene rešitve

BREZ IZGUBLJANJA IN ZAMUDNEGA ISKANJA
Dokumenti so digitalizirani in varno shranjeni, zato se ne morejo izgubiti. S pomočjo metapodatkov in klasificiranja jih hitro najdete. Spremljate lahko tudi informacije o potrjevanju, izvoru dokumenta, avtorju in spremembah dokumenta.

SPLETNI VMESNIK
Delo je enostavno in hitro tudi zaradi spletnega vmesnika, ki omogoča delovanje neodvisno od operacijskega sistema (Windows, I-OS, Android) in lokacije (lokalno, oddaljeno (priporočilo VPN) ali oblak).

KLASIFIKACIJSKI NAČRT
Dokumenti se klasificirajo s pomočjo klasifikacijskih znakov iz klasifikacijskega načrta. Na podlagi tega se dokumentu avtomatsko določi tudi rok hranjenja (npr. 5 let, 10 let, trajno, arhivsko…).

POVEZAVA Z OSTALIMI PROGRAMI
Zaradi povezave z ostalimi programi (Pošte, Pogodbe, Izdani računi, Skladiščno poslovanje, Kadrovska evidenca, Evidenca časa…) se dokumenti v izvornem programu vnesejo in posredno odložijo v BassDMS (dokumentni sistem) brez dodatnih vnosov. Za dokumente, ki so bili dani v potrjevanje, vidimo tudi celotno zgodovino potrjevanje z opombami.

IZLOČITEV DOKUMENTOV S PRETEČENIM ROKOM HRAMBE
Uporabite lahko modul za izločitev vseh dokumentov, ki jim je glede na nastavljen klasifikacijski znak potekel rok hrambe. Program nas ažurno obvešča o številu takšnih dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe in so pripravljeni za arhiviranje ali izbris. Vsak odstranjen dokument se ohrani kot arhiv, kjer je možno pregledati obstoj dokumenta in njegove izbrane metapodatke.

HITER ZAJEM RAZLIČNIH VRST DOKUMENTOV
Zajemanje papirnatih dokumentov z digitalnim bralnikom, uvoz obstoječih dokumentov v elektronski obliki, “ročno” dodajanje že digitaliziranih dokumentov (npr. dokumentov formata pdf/doc/xls/…, slikovnega gradiva…), uvoz dokumentov iz elektronske pošte ter neposredno “tiskanje” preko navideznega tiskalnika vam omogočajo hiter vnos dokumentov.

VAROVANJE PODATKOV
Zaradi več nivojske nastavitve pravic (dostopov) uporabnikov lahko do dokumentov dostopajo samo osebe, ki imajo ustrezne pravice. Vsaka aktivnost se samodejno zabeleži v revizijski sledi, ki zagotavlja celovito in transparentno sliko o uporabi in ravnanju z informacijami.

ZADEVE
Dokumente lahko vsebinsko povežete v zadeve (mape), jim določite rok rešitve ter dodelite odgovorni osebi zadeve v reševanje. Do posamezne zadeve imajo dostop samo uporabniki z enako ali višjo prioriteto, kot jo ima dokument.

CERTIFICIRAN S STRANI ARHIVA RS
Skladnost z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ter Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki potrjuje prejet certifikat št. e-ARS 2022/SW019.

USKLAJENOST Z ZAKONODAJO IN STANDARDI
Procesi upravljanja z dokumenti so usklajeni z zakonodajo (GDPR, ZDavP-2, ZDDV-1G) in priporočili ISO standardov.

Omogočite si upravljanje in hranjenje dokumentov v elektronski obliki z optimiziranim sistemom za dolgoročno shranjevanje digitalnih podatkov še danes! Pišite nam na elektronski naslov prodaja@bass.si ali pokličite na 03 425 77 60, da se dogovorimo za predstavitveni sestanek.

Povezani programi
Prijava na novice

Ne zamudite takojšnih informacij glede novih izobraževanj, zakonov, tehnologij, opozoril…