Dokumentni sistem
Omogoča pregled in vodenje celotne dokumentacije v podjetju (vhodna in izhodna pošta, interni dokumenti, sprejemnice, pogodbe…). Skupaj s klasifikacijskim načrtom z roki hranjenja omogoča pregledno klasificiranje dokumentov in s tem olajša kasnejše iskanje. Dokumente lahko vsebinsko povezujete v zadeve in dodelujete zaposlenim v reševanje.
Prednosti programa
BREZ IZGUBLJANJA IN ZAMUDNEGA ISKANJA
Dokumenti so digitalizirani in varno shranjeni, zato se ne morejo izgubiti. S pomočjo metapodatkov in klasificiranja jih hitro najdete. Spremljate lahko tudi informacije o potrjevanju, izvoru dokumenta, avtorju in spremembah dokumenta.
SPLETNI VMESNIK
Delo je enostavno in hitro tudi zaradi spletnega vmesnika, ki omogoča delovanje neodvisno od operacijskega sistema (Windows, I-OS, Android) in lokacije (lokalno, oddaljeno (priporočilo VPN) ali oblak).
KLASIFIKACIJSKI NAČRT
Dokumenti se klasificirajo s pomočjo klasifikacijskih znakov iz klasifikacijskega načrta. Na podlagi tega se dokumentu avtomatsko določi tudi rok hranjenja (npr. 5 let, 10 let, trajno, arhivsko…).
POVEZAVA Z OSTALIMI PROGRAMI
Zaradi povezave z ostalimi programi (Pošte, Pogodbe, Izdani računi, Skladiščno poslovanje, Kadrovska evidenca, Evidenca časa…) se dokumenti v izvornem programu vnesejo in posredno odložijo v dokumentni sistem brez dodatnih vnosov. Za dokumente, ki so bili dani v potrjevanje, vidimo tudi celotno zgodovino potrjevanje z opombami.
IZLOČITEV DOKUMENTOV S PRETEČENIM ROKOM HRAMBE
Uporabite lahko modul za izločitev vseh dokumentov, ki jim je glede na nastavljen klasifikacijski znak potekel rok hrambe. Program nas ažurno obvešča o številu takšnih dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe in so pripravljeni za arhiviranje ali izbris. Vsak odstranjen dokument se ohrani kot arhiv, kjer je možno pregledati obstoj dokumenta in njegove izbrane metapodatke.
HITER ZAJEM RAZLIČNIH VRST DOKUMENTOV
Zajemanje papirnatih dokumentov z digitalnim bralnikom, uvoz obstoječih dokumentov v elektronski obliki, “ročno” dodajanje že digitaliziranih dokumentov (npr. dokumentov formata pdf/doc/xls/…, slikovnega gradiva…), uvoz dokumentov iz elektronske pošte ter neposredno “tiskanje” preko navideznega tiskalnika vam omogočajo hiter vnos dokumentov.
VAROVANJE PODATKOV
Zaradi več nivojske nastavitve pravic (dostopov) uporabnikov lahko do dokumentov dostopajo samo osebe, ki imajo ustrezne pravice.
Vsaka aktivnost se samodejno zabeleži v revizijski sledi, ki zagotavlja celovito in transparentno sliko o uporabi in ravnanju z informacijami.
ZADEVE
Dokumente lahko vsebinsko povežete v zadeve (mape), jim določite rok rešitve ter dodelite odgovorni osebi zadeve v reševanje. Do posamezne zadeve imajo dostop samo uporabniki z enako ali višjo prioriteto, kot jo ima dokument.
CERTIFICIRAN S STRANI ARHIVA RS
Skladnost z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ter Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki potrjuje prejet certifikat št. e-ARS 2021/SW012.
USKLAJENOST Z ZAKONODAJO IN STANDARDI
Procesi upravljanja z dokumenti so usklajeni z zakonodajo (GDPR, ZDavP-2, ZDDV-1G) in priporočili ISO standardov.
