Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je na svoji spletni strani podal mnenje glede brisanja e-mailov osebe, ki v podjetju ni več zaposlena.
Bistveno je, da je delodajalec dolžan ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal nekdanjega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen Zakona o delovnih razmerjih, Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US). Prav tako mora delodajalec pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena npr. v skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Za takšno ravnanje delodajalec dovoljenja delavca ne potrebuje.
Delavec, ki odhaja, mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, ipd.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na tem elektronskemu naslovu ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Način, kako to delodajalec uredi in organizira, ni posebej predpisan. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti, ipd.) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu. Najbolje je, če delodajalci vnaprej v ustreznih aktih predpišejo postopek ravnanja z e-pošto in njeno vsebino (npr. ureditev deaktivacije predala, ločitev zasebne in službene pošte, izbris oziroma nadaljnja hramba vsebine) ter možnosti posameznika ob prenehanju zaposlitve (zlasti postopek izločitve zasebnih vsebin in morebiten postopek dostopanja do e-pošte v nujnih primerih).
Ostala mnenja IP glede elektronske pošte zaposlenih po prenehanju delovnega razmerja so objavljena in dostopna na spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/ (na primer mnenja št. 0712-1/2019/1648 z dne 11. 7. 2019, št. 0712-1/2019/2384 z dne 18. 10. 2019 in št. 0712-1/2019/1177 z dne 4. 6. 2019).
Več o varstvu podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.
VIR: Informacijski pooblaščenec
