Zakonodaja na področju popisov
Predpisi, ki urejajo obveznost popisa
- 54. člen Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1), ki določa, da je treba najmanj enkrat letno preveriti, ali se stanje posameznih aktivnih in pasivnih postavk v poslovnih knjigah ujema z dejanskim stanjem.
- Pravilnik skrbnega računovodenja 7 določa inventuro oziroma popis sredstev in obveznosti kot ukrep za preverjanje zanesljivosti obračunskih podatkov, ki se mora izvajati enkrat letno, priporočljivo čim bliže koncu poslovnega leta; podjetje lahko tudi določi sredstva, ki jih bo popisovalo že med letom. Pravilnik navaja tudi izjeme, ki jih je mogoče popisati najmanj enkrat na pet let.
- Slovenski računovodski standard 33 se nanaša na društva in invalidske organizacije. Opredeljuje obveznost popisa sredstev in obveznosti na koncu obračunskega obdobja pa tudi na začetku in ob prenehanju opravljanja dejavnosti ter ob nastanku spremembe statusa.
- Zakon o računovodstvu (ZR) navaja obveznost popisa proračunskim uporabnikom in pravnim osebam zasebnega in javnega prava. V 39. členu določa, da se popis opravi praviloma po stanju na dan 31. 12., izjemoma pa se lahko opravi tudi med letom: kadar pride do spremembe statusa, ob prenehanju in v drugih primerih, določenih z zakonom.
Izvedba popisa
Popis se običajno izvaja v okviru internih pravil posamezne organizacije, ki jih opredeljuje Pravilnik o popisu (inventuri). Popis izvaja popisna komisija, ki je običajno tričlanska, dovoljena je tudi dvočlanska. Pri imenovanju članov komisije, ki jih določa poslovodstvo, mora biti izpolnjena zahteva po neoporečnosti in neodvisnosti, to pomeni, da morajo biti osebe, zadolžene za nadzor, pri svojem delu samostojne in neodvisne od zaposlenih, ki določeno delo nadzirajo; na primer, skladiščnik ne more popisovati zaloge, za katero je sam odgovoren. Popisna komisija med popisom vpisuje svoje ugotovitve pri štetju, tehtanju ipd. v popisne liste, nato izvede primerjavo dejanskega stanja s knjigovodskim, pri čemer ugotavlja in pojasnjuje razlike ter jih na koncu predstavi v inventurnem zapisniku, na podlagi katerega se izdela poročilo o popisu, ki je osnova za odločanje o odpravi inventurnih razlik.
Posebnosti pri posameznih vrstah sredstev in obveznosti
Pri zalogah se popis običajno izvaja s preštevanjem. S popisom zalog se ugotavlja stanje posameznih vrst zalog, njihov obstoj in morebitne poškodbe. Ugotoviti je treba, ali knjigovodska vrednost presega čisto iztožljivo vrednost. Ko vrednost zalog ni nadomestljiva, so zaloge poškodovane, zastarele ali pa se prodajne cene znižujejo, je treba opraviti slabitev (razen izjemoma, ko je na trgu mogoče s prodajo končnih proizvodov pokriti stroške materiala), ki pa ni predmet obračuna DDV. DDV je treba obračunati pri presežnem kalu. Pravilniki strokovnih združenj vsebujejo določila o obsegu normalnega kala, ki ni predmet DDV, v pomoč pa so tudi pri določitvi osnove, od katere se DDV obračuna.
Pri opredmetenih osnovnih sredstvih (OOS) se popis običajno izvaja na podlagi izpisa iz registra. Pri tem popisna komisija preverja obstoj, stanje in morebitna druga neskladja. Na koncu poda predlog za odpis, popravilo ali uničenje. Če pride do odpisa, zaradi uničenja OOS obračun DDV ni potreben. Če se ugotovi primanjkljaj OOS, DDV pa se je ob nabavi odbijal, je treba obračunati tudi tega. Osnova za obračun davka je nabavna cena podobnega blaga, določena v trenutku uporabe.
Tako pri odpisu zalog kot pri odpisu osnovnih sredstev je treba zbrati dokazila, s katerimi opravičujemo davčno priznane odhodke in dokazujemo, da pri tem ni šlo za zasebno rabo ali izogibanje plačilu davka.
Pri terjatvah in obveznostih se kontrola izvaja na podlagi izpisa odprtih postavk (IOP), ki sicer ni zakonsko predpisan, njegova potrditev pa je najpreprostejša oblika kontrole obstoja ter višine terjatev in obveznosti. Pri usklajevanju terjatev, slabitev in odpisov je treba upoštevati, da ti odhodki niso vedno davčno priznani. Z IOP se potrjujejo tudi denarna sredstva ter dana in prejeta posojila.
Pri določenih postavkah ne pride vedno do presežka ali primanjkljaja. Popisna komisija lahko ugotovi neskladja med knjigovodskim in dejanskim stanjem. Taka področja so večletni nasadi, nepremičnine, neopredmetena sredstva, kapital, časovne razmejitve, rezervacije. Pri vseh postavkah je treba pred izdelavo letnega poročila odpraviti neskladja, izvesti morebitne popravke in odpise vrednosti.
Vir: Inventura – pomembno opravilo ob koncu poslovnega leta, Inštitut za računovodstvo, FinD-INFO članki.
