Pošiljanje e-računov po elektronski pošti s povezavo
V preteklih tednih smo vam omogočili sistem za pošiljanje e-računov po elektronski pošti, v katerem pošljete e-račun kot povezavo.
Kot smo že večkrat izpostavili, so prednosti takšnega pošiljanja naslednje:
- Prejem informacije o prejemu e-računa (povratnice): sistem zazna, kdaj je uporabnik e-račun prevzel. Tako dosežemo, da pri fizičnih osebah ohranjamo sistem povratnic, ki so nujne za dokazilo o prejemu računa.
- Večja varnost pri pošiljanju e-računov: ker je e-račun poslan v obliki povezave, ga na transportni poti nihče ne more spremeniti, zato ne more priti do napada s posrednikom (man in the middle).
- Nespremenljivost poslanih e-računov: končni prejemnik ne more modificirati računa, saj je originalna verzija shranjena pri nas (Pri nekaterih strankah so se namreč pojavili primeri, ko je prejemnik račun popravil in plačal nižji znesek. Na sodišču je kot dokaz priložil račun, ki ga je sam popravil. Sedaj to ni več mogoče, saj boste lahko v takem primeru sodišču kot dokaz priložili original račun.).
- Večja zanesljivost pošiljanja e-računov: prejemniki bodo sedaj sigurno dobili elektronsko sporočilo. S tem se izognete generičnemu zavračanju sporočil oz. brisanju priponk s strani poštnega odjemalca.
Negativne strani pošiljanja e-računov kot povezava:
- uporabniki imajo težave pri odpiranju e-računov (npr. nimajo nameščenega ustreznega programa za odpiranje zip datotek, ne znajo odpreti zip datotek),
- pravne osebe ne morejo direktno uvoziti e-računov v svoj zaledni sistem.
Težave, ki so jih imeli končni uporabniki pri odpiranju zip datotek smo odpravili, saj boste sedaj v elektronskem sporočilu poslali tri povezave (do sedaj ste pošiljali samo eno povezavo, s katero so prejemniki dostopali do zip datoteke e-računa). Po novem bodo v elektronskem sporočilu tri povezave: povezava do e-računa v pdf formatu, povezava do e-računa v xml formatu in povezava do zip datoteke, v kateri sta xml in pdf. Uporabnik bo s klikom odprl povezavo s formatom, ki ga želi.
Pošiljanje e-računov po elektronski pošti kot priloga
Drugi način za pošiljanje e-računov preko elektronske pošte, pošiljanja e-računa kot priponka elektronskemu sporočilu, pa smo vam omogočali že od začetka procesiranja e-računov.
Prednosti pošiljanja e-računov po elektronski pošti s priponkami:
- pravne osebe jih lahko uvozijo v svoj zaledni sistem,
- fizične osebe nimajo težav z odpiranje zip datoteke.
Negativne strani pošiljanja e-računov s priponko:
- ne dobite povratne informacije s strani prejemnika e-računa o prejemu e-računa.
- Določeni poštni odjemalci zavračajo generična sporočila (vsiljena pošta) ali pa brišejo priponke, ker je npr. prejemnikov poštni predal poln oz. ne obstaja ali pa poštni odjemalec prepozna elektronsko pošto kot reklamo. Prejemnik e-računa v tem primeru ne prejme, izdajatelj pa nima informacije, da ni bil dostavljen prejemniku.
- Končni prejemnik lahko modificira račun in ga predloži kot originalnega.
- Na transportni poti lahko pride do spremembe napada s posrednikom (man in the middle).
- Prejemnikov poštni predal je poln ali ne obstaja.
Izbira načina pošiljanja e-računov po elektronski pošti
Žal je način pošiljanja e-računov po elektronski pošti s povezavo naletel na nerazumevanje celotne zgodbe, zato smo se odločili, da vam ponudimo opcijo, da se sami odločite, kateri način pošiljanja je najustreznejši za vas oz. vaše prejemnike e-računov.
Opcije, ki vam jih lahko omogočamo pri pošiljanju e-računov po elektronski pošti so:
a) Sistem pošiljanja e-računov kot povezava: po novem boste v elektronskem sporočilu dobili tri povezave (povezavo do e-računa v xml formatu, povezavo do e-računa v pdf formatu in povezavo do zip datoteke e-računa).
b) Sistem pošiljanja e-računov kot priponka: v priponki dobite e-račun v pdf in xml formatu.
c) Pravne osebe bodo e-račune v elektronskem sporočilu dobivale kot priponko (pdf in xml priponka), fizične pa kot povezavo (v elektronskem sporočilu bodo 3 povezave (povezava do xml, do pdf in do zip datoteke)).
Prosimo, da čim prej izpolnite obrazec (kliknite na sliko spodaj) in nam tako sporočite, na kakšen način želite pošiljati e-račune po elektronski pošti.
Za izpolnjen obrazec se vam že v naprej najlepše zahvaljujemo.