Najbitnije koristi

• Jednostavno i prilagodljivo korisničko sučelje za brzi unos dokumenata.
• Certificirani sustav za dokumente od strane Arhiva RS.
• Uklanjanje dokumenata s istekom roka čuvanja.
• Za svaki uvid i intervenciju u dokument osigurava se revizijska staza.
• Praćenje dokumenata od nastanka do arhiviranja.
• Pristup ovlaštenih osoba do dokumenata u bilo kojem trenutku i s bilo kojeg mesta.
• Dostupno lokalno, preko odaljene veze ili u oblaku.
• Nezavisnost od operativnog sustava, lokacije; 
• Obavještavanje o čekanju dokumenata na odobrenje.
• Razdioba knjigovodstvenih troškova primljenih računa na svakom koraku odobravanja.
• Mogućnost digitalnog potpisivanja dokumenata.
• Ušteda pri pretraživanju dokumenata, smanjenje potrošnje papira, smanjenje fizičkog arhivskog prostora, smanjenje rutinskih zadataka i grešaka pri izradi ili izmjeni dokumenata.

Zašto odabrati ovaj sustav?

U tvrtkama se svakodnevno susrećujemo s dokumentima u papirnom i digitalnom obliku koje pohranjujemo na različitim lokacijama i u različitim formatima. Takvo upravljanje dokumentima je dugotrajno i neučinkovito, a osim toga, pretraživanje istih je otežano i sporo. Uvođenjem sustava za dokumente precizno definiraju poslovni procesi pri upravljanju dokumentima, što optimizira poslovanje i omogućava povezivanje s drugim softwerskim paketima. BassDMS možete koristiti kao uslugu u oblaku i tako prepustiti brigo o prostoru i ažuriranju hardverske opreme nama.

Dokumenti su digitalizirani i sigurno pohranjeni, stoga se ne mogu izgubiti. Pomoću metapodataka i klasifikacije ih brzo pronađete. Također možete pratiti informacije o odobravanju, izvoru dokumenta, autoru i promjenama dokumenta.

BEZ GUBITKA I ZAMORNOG PRETRAŽIVANJA
Dokumenti su digitalizirani i sigurno pohranjeni, stoga se ne mogu izgubiti. Pomoću metapodataka i klasifikacije ih brzo pronađete. Također možete pratiti informacije o odobravanju, izvoru dokumenta, autoru i promjenama dokumenta.

WEB SUČELJE
BassDMS je osmišljen kao platformno neovisno rješenje. To znači da radi na različitim operativnim sustavima, kao što su Windows, macOS, Android, iOS i Linux, i da je dostupan preko web preglednika (Chrome, Edge, Safari, Firefox), što omogućava korištenje na različitim uređajima, uključujući pametne telefone i tablet računala. Može biti smješten u oblaku ili lokalno kod klijenta (briga o sigurnosti sustava se prenosi na naručitelja). Kroz RESTful web servis omogućena je i povezanost s drugim softverskim rješenjima, što nama i naručitelju omogućava postizanje zacrtanih ciljeva na području digitalne transformacije.

KLASIFIKACIJSKI PLAN
Dokumenti se klasificiraju pomoću klasifikacijskih oznaka iz klasifikacijskog plana. Na temelju toga se dokumentu automatski dodjeljuje rok čuvanja (npr. 5 godina, 10 godina, trajno, arhivsko…).

ODVOJENJE DOKUMENATA S ISTEKOM ROKA ČUVANJA
Možete koristiti modul za odvajanje svih dokumenata kojima je, prema postavljenoj klasifikacijskoj oznaci, istekao rok čuvanja. Program nas ažurno obavještava o broju takvih dokumenata kojima je istekao rok čuvanja i koji su spremni za arhiviranje ili brisanje. Svaki uklonjeni dokument se čuva kao arhiv, gdje je moguće pregledati postojanje dokumenta i njegove odabrane metapodatke.

BRZ UNOS RAZLIČITIH VRSTA DOKUMENATA
Unos papirnih dokumenata pomoću digitalnog skenera, uvoz postojećih dokumenata u elektroničkom obliku, “ručno” dodavanje već digitaliziranih dokumenata (npr. dokumenata formata pdf/doc/xls/…, slikovnih materijala…), uvoz dokumenata iz e-pošte te izravno “ispisivanje” putem virtualnog pisača omogućuju brzi unos dokumenata.

ZAŠTITA PODATAKA
Zbog višestupanjskog postavljanja prava (pristupa) korisnika, dokumentima mogu pristupiti samo osobe koje imaju odgovarajuća prava. Svaka aktivnost se automatski bilježi u revizijskoj stazi, koja osigurava sveobuhvatan i transparentan pregled o korištenju i upravljanju informacijama.

PREDMETI
Dokumente možete sadržajno povezati u predmete (mape), odrediti rok rješavanja i dodijeliti odgovornoj osobi predmet za rješavanje. Do pojedinog predmeta imaju pristup samo korisnici s istim ili višim prioritetom kao što je dokument.

CERTIFICIRAN OD STRANE ARHIVA RS
Usklađenost sa Zakonom o zaštiti dokumentarnog i arhivskog gradiva te arhivima i Pravilnikom o jedinstvenim tehnološkim zahtjevima za preuzimanje i čuvanje gradiva u digitalnom obliku potvrđuje dobiveni certifikat br. e-ARS 2022/SW019.

USKLAĐENOST S STANDARDIMA
Procesi upravljanja dokumentima su usklađeni s zakonodavstvom (GDPR) i preporukama ISO standarda ISO 27001, ISO 27701 i ISO9001.

***

Omogućite si upravljanje i čuvanje dokumenata u elektroničkom obliku s optimiziranim sustavom za dugoročno pohranjivanje digitalnih podataka još danas! Pišite nam na elektroničku adresu prodaja@bass.si  kako bismo se dogovorili za prezentacijski sastanak.