Namesto prilog v elektronskem sporočilu sedaj povezava do prilog
Pomembna sprememba, ki jo prinaša nov način pošiljanja, je ta, da sedaj ne boste več pošiljali po elektronski pošti e-računa kot prilogo (pdf vizualizacije e-računa, xml dokumenta, morebitnih prilog), ampak bo v elektronskem sporočilu samo povezava (link) do spletnega mesta, kjer bo prejemnik prevzel e-račun.
Vsebina elektronskega sporočila, v katerem pošljete povezavo na e-račune
Preden boste začeli s pošiljanjem e-računov po elektronski pošti na nov način, je potrebno urediti vsebino elektronskega sporočila, s katerim stranko obvestite o novem e-računu. V predlogo za elektronsko sporočilo morate dodati makro za povezavo do zip datoteke e-računa (makro #povezava#). Vsebino elektronskega sporočila uredite v nastavitvah, kjer izberete izdajatelja, za katerega želite urediti vsebino elektronskega sporočila:
Po izboru izdajatelja, za katerega želite opraviti nastavitve, uredite vsebino elektronskega sporočila:
Primer predloge elektronskega sporočila, v katerem prejemnika obvestite, da mu pošiljate e-račun:
Prejeli ste račun št: #stracuna#
Znesek: #znesek# €
Rok plačila: #plac_rok#
Koda namena: #kodanamena# Namen: Plačilo računa št.: #stracuna#
Referenca: #referenca#
BIC: #bic# IBAN: #iban#
Račun je izdan v dveh oblikah elektronsko podpisanih datotek, v formatu XML in PDF. Datoteka v XML formatu je namenjena uvozu v vaš sistem in kasnejšemu arhiviranju, PDF format pa je namenjen pregledu računa (za pregled priporočamo, da imate nameščen Adobe Reader).
Opisani datoteki sta skupaj z morebitnimi dodatnimi priponkami arhivirani v ZIP arhiv, ki ga s klikom na povezavo #povezava# prenesete na svoj računalnik.
To sporočilo je ustvarjeno avtomatsko, zato prosimo, da nanj neposredno ne odgovarjate. Dodatne informacije lahko dobite na elektronskem naslovu prodaja@bass.si ali nas pokličite na telefonsko številko 03 425 77 60. Z veseljem vam bomo pomagali in odgovorili na vsa vaša vprašanja.
Svetujemo Vam, da si že sedaj pripravite vsebino elektronskega sporočila, ki jo želite pošiljati svojih strankam. Tako boste ob prehodu na nov način pošiljanja (po nadgradnji procesnega centra) takoj pripravljeni za varnejše pošiljanje e-računov po elektronski pošti.
Po nadgradnji procesnega centra in ureditvi vsebine elektronskega sporočila boste lahko e-račune po elektronski pošti pošiljali na nov, varnejši način.
Prevzem e-računa, poslanega po elektronski pošti
Prejemnik bo prejel elektronsko sporočilo, v katerem ga boste obvestili, da ga čaka nov e-račun.
Primer elektronskega sporočila, v katerem je povezava do e-računa:
Po kliku na povezavo v elektronskem sporočilu bo uporabnik preusmerjen na povezavo do zip datoteke, v kateri se nahajajo pdf in xml datoteki e-računa in morebitne priloge e-računa.
Povratna informacija o prevzemu e-računa
Izdajatelj e-računa bo po kliku prejemnika na povezavo v elektronskem sporočilu, v procesni center prejel povratno informacijo, da je bil e-račun sprejet s strani prejemnika.
Potek procesiranja posameznega e-računa si lahko ogleda v procesnem centru v meniju oddani e-računi na zavihku Dogodki procesiranja.
Obveščanje izdajateljev o prejemnikih, ki niso prevzeli e-računov
Izdajatelji boste periodično obveščeni o prejemnikih, ki niso prevzeli svojih e-računov. Tako boste lahko pri teh prejemnikih preverili, zakaj ne prevzemajo e-računov in se dogovorili o morebitnem pošiljanju po drugem kanalu (npr. v spletno banko) ali na drug elektronski naslov.
Ko bo nadgrajen procesni center in bo omogočeno pošiljanje e-račun po elektronski pošti s povezavo do e-računa (in ne več kot priloga elektronski pošti), vas bomo o tem obvestili.
